In questa pagina sono disponibili due fac simile per documentare la consegna a mano di documenti. Il modello Word è adatto quando occorre personalizzare il verbale o elencare più documenti; il PDF editabile consente invece di compilare rapidamente una ricevuta sintetica.
La firma del destinatario documenta la ricezione di quanto descritto, ma non sostituisce il protocollo, la PEC, una notificazione o il canale eventualmente imposto da una legge, da un contratto o da una specifica procedura.
Fac Simile Verbale di Consegna Documenti a Mano Word
Il formato Word permette di modificare liberamente il testo, inserire i dati delle parti e aggiungere un elenco dettagliato dei documenti consegnati. Prima della firma è necessario sostituire tutti i campi incompleti e adattare le dichiarazioni alla consegna effettiva. La frase relativa alla documentazione “ricevuta e registrata” deve essere mantenuta soltanto se chi firma può confermare anche l’avvenuta registrazione; negli altri casi va attestata esclusivamente la ricezione.
Modulo Ricevuta di Consegna Documenti a Mano PDF Editabile
Il PDF editabile è indicato per una consegna semplice e contiene gli spazi per identificare chi consegna, chi riceve, la documentazione e la data. Se i documenti sono numerosi, è opportuno allegare un elenco numerato richiamato nella ricevuta e firmato insieme al modulo.
A cosa serve il verbale di consegna
Il verbale può essere utilizzato nei rapporti tra privati, professionisti, aziende e associazioni, per esempio quando vengono consegnati o restituiti contratti, certificati, documenti contabili, pratiche aziendali o originali affidati per lo svolgimento di un incarico.
La sua utilità dipende dalla precisione della descrizione e dalla corretta identificazione della persona che firma. Il documento attesta che il firmatario dichiara di avere ricevuto quanto indicato nel luogo e nella data riportati. Non dimostra automaticamente che i documenti siano autentici o completi, che il loro contenuto sia stato approvato oppure che siano stati rispettati termini e procedure.
Come compilare la ricevuta
Per identificare con chiarezza la consegna è opportuno inserire:
- nome, cognome o denominazione del soggetto che consegna;
- nome, cognome o denominazione del destinatario;
- nome e qualifica della persona che riceve materialmente i documenti, se agisce per un’azienda o un ente;
- luogo, data ed eventualmente ora della consegna;
- descrizione individuale dei documenti, con titolo, data o numero di riferimento quando disponibili;
- numero di copie, pagine e allegati, se rilevante;
- indicazione della natura di originale o copia, senza utilizzare qualifiche come “copia conforme” se non verificate;
- descrizione dell’eventuale supporto digitale, plico o busta chiusa;
- documenti mancanti, difformità o riserve formulate al momento della consegna;
- firma leggibile della persona che riceve.
La firma del consegnante può essere aggiunta per confermare il contenuto del verbale, ma non sostituisce quella del destinatario. Un eventuale timbro aiuta a identificare l’organizzazione, ma dovrebbe essere accompagnato dal nome, dalla qualifica e dalla firma di chi riceve. La presenza di testimoni non è normalmente necessaria, salvo esigenze particolari o regole specifiche applicabili alla consegna.
Quante copie preparare e come conservarle
È consigliabile predisporre due copie identiche del verbale e dell’eventuale elenco allegato. Dopo avere confrontato quanto consegnato con l’elenco, il destinatario firma entrambe le copie: una rimane a chi riceve e l’altra viene conservata dal consegnante.
Correzioni e riserve dovrebbero essere annotate prima della firma e confermate dalle parti. La copia firmata va conservata insieme alla documentazione collegata per il tempo necessario al rapporto o alla pratica interessata.
Consegna a una Pubblica Amministrazione
Prima di presentare documenti a una Pubblica Amministrazione bisogna verificare le istruzioni dell’ente. Se è ammessa la consegna a mano, è normalmente opportuno rivolgersi all’ufficio protocollo e chiedere una ricevuta ufficiale o una copia recante data e numero di protocollo.
Il fac simile disponibile in questa pagina non dimostra, da solo, che la pratica sia stata protocollata. Non può inoltre rimediare all’utilizzo di un canale diverso da quello prescritto o al mancato rispetto di una scadenza. Per concorsi, gare, pratiche edilizie e altri procedimenti regolamentati devono essere seguiti il bando o le istruzioni dell’ente, compreso l’eventuale utilizzo di portali telematici, PEC o moduli ufficiali.
Documenti riservati e buste chiuse
La ricevuta dovrebbe contenere soltanto i dati necessari a identificare la consegna. Se la documentazione è riservata, può essere consegnata in una busta chiusa riportando nel verbale il riferimento esterno del plico e le sue condizioni al momento della ricezione. Se il destinatario non verifica il contenuto, è corretto attestare la consegna della busta e non dei singoli documenti che si presume siano al suo interno.
Una clausola di riservatezza inserita nella ricevuta non produce automaticamente gli stessi effetti di uno specifico accordo di riservatezza. Deve essere utilizzata solo quando è pertinente e consapevolmente accettata dalle parti.