In questa pagina mettiamo a disposizione un fac simile lettera di risposta a contestazione disciplinare Word e PDF editabile da scaricare e compilare.
Si tratta di un modello che può essere utilizzato come esempio per scrivere una risposta alla lettera di contestazione disciplinare.
Come Rispondere alla Contestazione Disciplinare
La lettera di contestazione disciplinare è una comunicazione inviata dall’azienda per contestare l’errore commesso dal proprio lavoratore. Non importa se il dipendente subordinato abbia commesso un errore o se sia stato solo un malinteso, dietro una lettera di richiamo può nascondersi una perdita di fiducia, di affidabilità o anche il licenziamento. È importante, per questo, che la comunicazione venga inoltrata nel modo giusto, per favorire la risposta della controparte ed eventualmente addivenire a un accordo.
L’esercizio del potere disciplinare, infatti, rappresenta una delle facoltà riconosciute all’imprenditore nella gestione dei rapporti di lavoro con i suoi dipendenti. Come indicato dall’articolo 2106 del codice civile, il legislatore richiede al lavoratore l’osservanza dei doveri di obbedienza, fedeltà e diligenza, pena l’applicazione di sanzioni disciplinari la cui natura varia in base alla gravità dell’infrazione commessa. In questa direzione, la contestazione disciplinare costituisce un vero e proprio atto formale che permette di azionare un procedimento disciplinare normato dall’articolo 7 della legge numero 300 del 1970, meglio conosciuta come Statuto dei Lavoratori.
Come vedremo in seguito, la norma chiede che la contestazione venga formulata per iscritto. Ma se la violazione non è grave, può essere sufficiente anche un richiamo verbale per permettere al lavoratore di esercitare il suo diritto di difesa, dando continuità al rapporto di lavoro. Vedremo, inoltre, come deve rispondere il lavoratore alla contestazione disciplinare e quali principi deve osservare.
La lettera di contestazione è una sanzione meno grave del licenziamento per giusta causa ed è uno dei richiami più blandi nell’ambito dei contratti collettivi di lavoro. Ricordiamo che la legge numero 300 del 1070 all’art 70 stabilisce che il datore di lavoro non può emanare provvedimenti disciplinari a carico del lavoratore senza prima averlo ascoltato in contraddittorio e avergli contestato l’addebito. Infatti, con questa lettera non si pone in essere alcun provvedimento, piuttosto, il datore vuole
-comunicare al proprio lavoratore la necessità di correggere o migliorare la sua condotta
-chiedere al lavoratore di prendere una precisa posizione sulla condotta contestata, riconoscendo di aver commesso, ad esempio, le azioni che gli sono state addebitate e impegnandosi a correggerle
-in caso di azione legale, la contestazione diventerà una prova a favore del datore della sua volontà di ripristinare il rapporto con il lavoratore, comunicandogli l’urgenza di modificare il suo comportamento.
Il datore di lavoro decide di inviare una lettera di contestazione quando considera il comportamento del dipendente lesivo di uno o più obblighi previsti nel contratto di lavoro. Le violazioni riguardano comportamenti non gravi, per la cui cessazione, invece, occorrerebbe un provvedimento più incisivo come il licenziamento per giusta causa. Facciamo un esempio, il lavoratore potrebbe ricevere una contestazione per i suoi continui ritardi sul luogo di lavoro, per l’uso improprio del PC, di telefoni cellulari o di dispositivi informatici, a causa di assenze non giustificate per finalità personali o, infine, per negligenza nello svolgimento delle sue funzioni.
La lettera di contestazione deve contenere determinati elementi per essere valida, con un contenuto specifico che le permetterà di rispondere alla sua finalità. Scopriamo insieme quali sono tali requisiti e le modalità di consegna.
Il primo requisito ha ad oggetto il motivo della contestazione, che deve descrivere in modo preciso il comportamento, indicando giorno, ora, situazione ed eventuali fotografie o documenti da allegare.
In secondo luogo, la lettera deve contenere la richiesta avanzata dal datore nei confronti del lavoratore che consiste generalmente nell’istanza di immediata cessazione della condotta inappropriata. Si tratta della parte più importante della comunicazione che indicherà le misure che il datore intende adottare nel caso in cui il lavoratore non cambia atteggiamento.
Per quanto riguarda la modalità di consegna della lettera, la legge richiede la raccomandata con ricevuta di ritorno o la consegna a mano da parte del datore o di uno dei responsabili delle Risorse Umane, se l’azienda è provvista di tali figure professionali.
Le indicazioni fornite per redigere la lettera di contestazione non arrivano dalla legge, che purtroppo non disciplina in modo peculiare la questione. Ciononostante, la giurisprudenza si è più volte pronunciata, indicando i principi da rispettare nella stesura della missiva.
Il primo principio da rispettare è quello della specificità, che richiede la descrizione del fatto in modo dettagliato e preciso. Questo significa che il datore dovrà inserire il luogo in cui si è verificato il fatto, le persone presenti e la spiegazione di ogni elemento, ricostruendo l’accaduto. Come indicato nella sentenza numero 10662 del 14 maggio 2014 emessa dalla Cassazione, al datore di lavoro non viene chiesto di seguire schemi prestabiliti e rigidi nella stesura della lettera disciplinare, perché l’unico obiettivo da perseguire è quello di offrire al lavoratore dipendente la possibilità di esprimere la sua opinione in contraddittorio, proprio come succede nel processo penale, tra imputato e pubblico ministero.
Si tratta di un principio di fondamentale importanza che richiede la corrispondenza tra i fatti contestati nella lettera disciplinare e quelli che sono alla base del provvedimento. Ciò significa che la sanzione deve fondarsi su fatti assolutamente aderenti a quelli oggetto di contestazione, pena la lesione del diritto di difesa del dipendente.
In via esemplificativa, l’imprenditore può licenziare il suo dipendente o comminargli una sanzione disciplinare solo per questioni che il dipendente conosce bene e rispetto alle quali è stato messo in condizione di difendersi e discolparsi, come indicato dalla giurisprudenza di legittimità con sentenza 11868 del 9 giugno 2016.
Un ultimo principio da rispettare è quello della tempestività, meglio conosciuto come principio di immediatezza. Si tratta dell’obbligo per il datore di agire immediatamente, o comunque senza ritardo, per non rendere troppo complicato l’esercizio del diritto di difesa del dipendente. Infatti, facendo decorrere troppo tempo, sarebbe difficile ricostruire i fatti, rischiando di fornire una descrizione inesatta. Ma non solo, decorso un certo lasso di tempo, il lavoratore potrebbe essere indotto a pensare che il datore ha rinunciato tacitamente all’esercizio del suo potere disciplinare. Ovviamente si tratta di una tempestività relativa, dal momento che la giurisprudenza valuterà in base alle casistiche e in modo flessibile, condizionato ai diversi elementi.
Quando il lavoratore riceve una lettera di richiamo è bene che egli risponda alle contestazioni mosse, senza restare in silenzio. Per questo è bene avere il quadro chiaro e una visone oggettiva della situazione per rispondere in modo adeguato al proprio datore di lavoro. Il legislatore ha fissato un termine per rispondere al richiamo che è di 5 giorni dalla ricezione della lettera, avvalendosi dell’ausilio di un legale o del sindacato a cui il dipendente è iscritto, per farsi suggerire la migliore strategia da adottare.
Nella lettura della contestazione, il lavoratore deve considerare anche l’ipotesi in cui nel richiamo vengano riportate dichiarazioni non rispondenti alla verità, come quando è il datore ad aver sbagliato. Si tratta delle situazioni in cui il datore vuole dare la colpa al lavoratore, abusando della sua posizione di potere con parole, comportamenti e azioni non adeguate. In tali casi, il dipendente ha la possibilità di percorrere due diverse strade
-Quando il lavoratore è consapevole della sua errata condotta e della violazione del regolamento aziendale, egli può riconoscere il suo comportamento sbagliato attraverso la richiesta di un colloquio o mettendo per iscritto le ragioni che hanno dato origine alla condotta scorretta.
-Nel caso in cui il dipendente è certo che le contestazioni non corrispondono alla verità e che le accuse sono eccessive o immotivate, ha la possibilità di non riconoscere le accuse. Ciononostante, è importante che il subordinato risponda, sia che abbia ragione sia che abbia davvero esagerato, indicando con precisione gli elementi e le circostanze a suo favore.
L’ausilio del sindacato o di un legale si rivela essenziale perché consente al lavoratore di essere preciso, sfruttando l’esperienza di queste figure professionali per convincere l’azienda delle buone intenzioni del lavoratore, finalizzando la risposta al reintegro senza conseguenze.
La risposta alla lettera di contestazione deve avvenire in forma scritta o attraverso un incontro di persona, a patto che venga usato un linguaggio preciso, educato e attento, evitando scontri e litigi.
È bene specificare che il rispetto del principio di tempestività viene richiesto anche al lavoratore nella redazione della sua risposta al datore. Un ritardo notevole, infatti, potrebbe apparire come un disinteresse per la questione che peggiorerebbe la sua situazione. Per questo è importante che il dipendente si faccia aiutare dal sindacato o da un legale nel mettere per iscritto tutti i particolari, smontando punto per punto la ricostruzione dell’azienda. Questo principio si ricollega al più importante principio di immutabilità, che richiede la rispondenza delle sue dichiarazioni al fatto concretamente avvenuto. Se, infatti, il dipendente avesse commesso qualche errore, un atteggiamento sincero, preciso e leale lo metterebbe in una posizione di favore inducendo l’azienda a riaccoglierlo.
Non bisogna dimenticare che l’azienda, nella valutazione della contestazione, terrà conto della correttezza e buona fede del dipendente nello svolgimento delle sue funzioni. Così come verrà considerata anche la mansione svolta dal lavoratore subordinato: se, infatti, il dipendente è un semplice operaio, le sue funzioni sono ben determinate e circoscritte e in questi casi è semplice valutare se vi è stata effettiva violazione. Quando, invece, il subordinato svolge mansioni di tipo amministrativo, bisognerà analizzare le connessioni internet, i tabulati telefonici e considerare il tempo speso con il proprio smartphone rispetto alle ore di lavoro. Ma se si tratta di un dirigente al quale vengono affidati dei progetti che può conseguire con un certo margine di libertà e attraverso una gestione autonoma del lavoro, il criterio da utilizzare per verificare la violazione è molto più complesso. Questo significa che l’analisi aziendale dovrà essere precisa, passare per un procedimento più lungo e attraverso la valutazione dei risultati conseguiti dal dirigente. Come indicato nell’esempio, il giudice dovrà valutare se la condotta del lavoratore subordinato ha danneggiato l’azienda o se le ha portato dei vantaggi.
Una volta consegnata la risposta alla lettera di contestazione, il datore dovrà decidere se accettare le giustificazioni del lavoratore o avviare un provvedimento disciplinare. In quest’ultimo caso, l’azienda dovrà comunicare la sua decisione al dipendente con una dichiarazione scritta entro 10 giorni dalla notifica della lettera. Nel caso in cui il datore decidesse di accettare le giustificazioni del lavoratore, continuando il rapporto di lavoro, non occorre comunicazione scritta. Decorsi i dieci giorni dal colloquio o dalla ricezione della lettera, infatti, l’intera questione si riterrà completamente risolta.
Vi è, infine, un’ultima possibilità per il lavoratore, che è quella di cambiare completamente impiego. Spesso, infatti, restare in un luogo di lavoro dove ci sono stati conflitti e problemi può essere molto difficile e costare grandi sacrifici al lavoratore.
In molti casi la struttura aziendale è talmente complessa e ampia che rende difficile l’accertamento dei fatti contestati. Ciò comporta un ritardo nell’azione disciplinare da parte dell’imprenditore che può trovarsi in difficoltà. In questi casi ricade sull’imprenditore l’onere di provare le ragioni del ritardo e non le circostanze che lo hanno portato a effettuare la contestazione in modo immediato. Tali prove saranno valutate dal giudice in modo insindacabile, come sancito dalla sentenza della Cassazione a sezioni Unite numero 30985 del 27 dicembre 2017. Secondo tale pronuncia, infatti, occorre valutare il momento dell’effettiva conoscenza del fatto contestato e non quello in cui è stato commesso.
In via esemplificativa, facciamo l’esempio del dipendente licenziato per giusta causa dall’azienda dove occupava il posto da dirigente. La causa del licenziamento andava ravvisata nel non aver eseguito alcune indicazioni del consiglio di amministrazione a proposito di un progetto di sviluppo della società.
Nonostante il giudice di primo grado avesse dichiarato illegittimo il licenziamento per la tardività con cui era stato dichiarato, in secondo grado la Corte di Appello aveva ritenuto la contestazione tempestiva (tre mesi) perché la società aveva avuto bisogno di tempo per valutare se l’atteggiamento del dirigente aveva effettivamente danneggiato l’azienda o al contrario, aveva portato dei miglioramenti. Tale fattispecie mette in luce la necessità di valutare ogni caso in modo specifico, considerando la tipologia di azienda, le mansioni svolte, i fatti accaduti e il tempo trascorso dalla notizia della violazione alla redazione della lettera di contestazione disciplinare.
Cosa succede se il lavoratore viene licenziato in seguito alla contestazione disciplinare, ma la sanzione viene dichiarata viziata per mancanza di tempestività?
A questo proposito vi sono due diversi orientamenti: secondo il primo, la sanzione contiene un vizio che ha natura sostanziale e richiede la reintegrazione del lavoratore. Si tratta di una tutela piena del lavoratore, reimmesso nel suo posto di lavoro perché non gli è stato garantito il diritto di difesa in contraddittorio.
Secondo un altro orientamento, invece, bisogna invocare la tutela prevista dall’articolo 18 comma 5 dello Statuto dei Lavoratori che prevede la cosiddetta tutela indennitaria forte. Secondo tale articolo il lavoratore va reintegrato e indennizzato quando il ritardo nella contestazione è stato notevole e ingiustificato, tale da determinare l’effettiva difficoltà del lavoratore di esercitare il suo diritto di difesa.
Non possiamo trascurare un altro elemento di grande importanza: se il lavoratore non riceve la lettera di contestazione in modo tempestivo, si convince che l’azienda non porrà in essere alcuna azione contro di lui e che non dovrà difendersi. Una situazione che lo indurrà anche a non chiedere aiuto al proprio sindacato, che invece potrebbe indirizzarlo nel modo giusto consigliandogli non solo la strategia da adottare ma anche le linee guida da seguire nella stesura della risposta.
Basti pensare che in queste situazioni l’azienda ha sempre una posizione di maggiore forza rispetto al lavoratore. Posizione di privilegio che è data dalla sua struttura e dalle diverse figure professionali che vi lavorano, diversamente dal lavoratore che in tali casi si vede isolato, con difficoltà economiche e psicologiche da affrontare.
Modello Risposta Contestazione Disciplinare Word
Il fac simile lettera di risposta a contestazione disciplinare può essere scaricato e compilato con i dati mancanti seguendo le indicazioni fornite in precedenza.
Fac Simile Risposta a Lettera di Contestazione Disciplinare PDF Editabile
In questa sezione è possibile trovare un fac simile risposta a contestazione disciplinare PDF editabile.
