In questa pagina è disponibile un fac simile di lettera di recupero crediti in formato Word da modificare con i dati del creditore, del debitore e del pagamento scaduto. Il modello è adatto soprattutto come sollecito di pagamento per una fattura o un’altra somma rimasta insoluta.
Si tratta di un fac simile libero e non di un modulo ufficiale. Se l’obiettivo è costituire formalmente il debitore in mora, interrompere la prescrizione o preparare un successivo recupero giudiziale, è necessario verificare che il contenuto della comunicazione e le modalità di invio siano adeguati allo scopo.
Fac Simile Lettera di Recupero Crediti Word
La versione Word può essere modificata indicando origine del credito, importo ancora dovuto, scadenza, eventuale fattura e coordinate per il pagamento.
Quando Utilizzare la Lettera di Recupero Crediti
La lettera può essere utilizzata quando un pagamento è scaduto e il creditore vuole chiedere al debitore di provvedere al saldo. Prima dell’invio è opportuno verificare il rapporto da cui nasce il credito, l’importo effettivamente ancora dovuto, la data di scadenza e gli eventuali pagamenti parziali già ricevuti.
Una fattura insoluta è uno degli esempi più comuni, ma il credito può derivare anche da un contratto, una fornitura, una prestazione professionale, un canone o un altro rapporto obbligatorio. La fattura è utile per identificare la richiesta, ma in caso di contestazione possono essere importanti anche contratto, ordine, preventivo accettato, documento di consegna, corrispondenza e altri elementi che dimostrano la prestazione eseguita.
Non esiste una regola generale che imponga di inviare una o due lettere di sollecito prima di rivolgersi a un avvocato o avviare un’azione giudiziale. Un primo sollecito informale è spesso utile per risolvere un ritardo senza ulteriori costi, ma non costituisce un passaggio obbligatorio in ogni situazione.
Se si vuole inviare soltanto un promemoria per una somma scaduta, è disponibile anche il fac simile di lettera di sollecito di pagamento. Se invece occorre formulare una richiesta con funzione specifica di costituzione in mora, può essere più appropriata la lettera di messa in mora.
Sollecito di Pagamento e Messa in Mora
Un semplice sollecito e una formale costituzione in mora non coincidono necessariamente. L’articolo 1219 del Codice civile prevede, nei casi in cui la costituzione in mora è necessaria, un’intimazione o una richiesta fatta per iscritto.
Non è necessario attendere un secondo o un terzo sollecito. Una comunicazione può già avere funzione di messa in mora se contiene una richiesta scritta, chiara e inequivoca di adempiere e ricorrono gli altri presupposti previsti dalla legge.
La costituzione in mora non è inoltre necessaria in tutti i casi. L’articolo 1219 individua alcune ipotesi in cui opera senza una preventiva intimazione, tra cui il debito derivante da fatto illecito, la dichiarazione scritta del debitore di non voler adempiere e, alle condizioni previste dalla norma, la scadenza del termine quando la prestazione deve essere eseguita al domicilio del creditore.
Come Compilare la Lettera
Per rendere la richiesta comprensibile e facilmente verificabile è opportuno indicare:
- creditore e debitore, con nome o denominazione e recapiti;
- origine del credito, per esempio contratto, ordine, fornitura o prestazione;
- fattura, quando presente, con numero, data e scadenza;
- importo residuo, tenendo conto di eventuali acconti già ricevuti;
- termine richiesto per il pagamento;
- modalità di pagamento e, se necessario, IBAN e causale;
- eventuali documenti allegati;
- data e firma del mittente.
Se vengono richiesti anche interessi, penali o costi di recupero, è necessario verificare il titolo che ne consente l’applicazione. Non è corretto aggiungere automaticamente qualunque spesa al capitale originariamente dovuto.
Interessi nelle Transazioni Commerciali
Quando il credito deriva da una transazione commerciale tra imprese oppure tra un’impresa e una Pubblica Amministrazione può trovare applicazione il D.Lgs. 231/2002. In questi rapporti gli interessi moratori decorrono, in via generale, automaticamente dal giorno successivo alla scadenza del termine di pagamento, senza necessità di costituzione in mora.
La disciplina stabilisce specifiche regole sui termini di pagamento e sul tasso degli interessi legali di mora. Il tasso di riferimento varia nel tempo e viene maggiorato secondo quanto previsto dalla normativa, quindi non è opportuno inserire nel fac simile una percentuale fissa senza verificarne l’attualità e l’applicabilità al rapporto concreto.
Questa disciplina non deve essere applicata automaticamente ai debiti tra privati o ad altri rapporti esclusi dal decreto.
Come Inviare la Lettera
Non è obbligatorio utilizzare sempre e soltanto la raccomandata. Per un semplice promemoria possono essere impiegati anche i normali canali concordati tra le parti, compresa l’e-mail.
Quando la comunicazione deve avere effetti giuridici specifici, per esempio costituire in mora il debitore o interrompere la prescrizione, è importante poter dimostrare contenuto, data e ricezione. In questi casi vengono normalmente utilizzati strumenti tracciabili come PEC o raccomandata con avviso di ricevimento, scegliendo il recapito corretto del destinatario.
È opportuno conservare copia della lettera, degli allegati e della prova dell’invio e della ricezione.
Lettera di Recupero Crediti e Prescrizione
Non esiste un unico termine di prescrizione applicabile a qualsiasi credito. L’articolo 2946 del Codice civile prevede come regola generale la prescrizione decennale, salvo che la legge stabilisca un termine diverso.
Esistono numerose prescrizioni più brevi. Per esempio, l’articolo 2948 prevede il termine di cinque anni per i canoni di locazione, gli interessi e, in generale, le prestazioni che devono essere corrisposte periodicamente ad anno o in termini più brevi. Il risarcimento del danno derivante da fatto illecito è generalmente soggetto al termine previsto dall’articolo 2947, con specifiche eccezioni. I diritti derivanti dal contratto di trasporto e di spedizione sono invece soggetti alla disciplina particolare dell’articolo 2951.
Le cosiddette prescrizioni presuntive previste per alcune prestazioni, compresi determinati crediti di commercianti e professionisti, hanno una disciplina diversa dalla normale prescrizione estintiva e non devono essere interpretate come una regola secondo cui qualsiasi credito commerciale si estingue automaticamente dopo uno o tre anni.
L’articolo 2943 del Codice civile stabilisce che la prescrizione è interrotta anche da un atto idoneo a costituire in mora il debitore. Per effetto dell’interruzione inizia, in linea generale, un nuovo periodo di prescrizione. Se la scadenza è vicina, è quindi importante non affidarsi a un semplice promemoria dal contenuto ambiguo.
Cosa Fare se il Debitore non Paga
Se il debitore non paga dopo il sollecito, il creditore può valutare una richiesta formale di messa in mora, una proposta di pagamento rateale oppure, quando ne ricorrono i presupposti, il recupero giudiziale.
La lettera non consente però di procedere direttamente al pignoramento. L’esecuzione forzata richiede un titolo esecutivo e gli ulteriori atti previsti dalla procedura applicabile. A seconda del credito e della documentazione disponibile può essere valutato, per esempio, un procedimento per decreto ingiuntivo o un’altra azione davanti all’autorità giudiziaria competente. Se il debitore contesta l’esistenza del credito, l’importo è rilevante, la documentazione è incompleta oppure la prescrizione potrebbe essere prossima alla scadenza, è opportuno verificare la situazione concreta prima di affidarsi al solo fac simile.