In questa pagina mettiamo a disposizione un fac simile di contratto per l’affitto di una location per eventi in formato Word e PDF. Il modello è pensato per la concessione temporanea di un immobile o di determinati spazi per feste private, cerimonie, meeting, ricevimenti e altre iniziative di breve durata.
Il modello è adatto soprattutto quando il proprietario concede l’uso della location senza assumere l’organizzazione dell’evento. Se insieme agli spazi vengono forniti servizi articolati di organizzazione, personale, allestimento, catering o coordinamento dei fornitori, il rapporto può richiedere un contratto diverso o più ampio, come un contratto di organizzazione eventi.
Fac Simile Contratto Affitto Location per Eventi Word
Il modello Word può essere modificato inserendo i dati delle parti, la descrizione degli spazi concessi, gli orari di utilizzo, il corrispettivo, la cauzione e le regole applicabili all’evento.
Modello Contratto Affitto Location per Eventi PDF Editabile
Di seguito è disponibile anche il fac simile in formato PDF editabile da compilare con le informazioni relative alla location e all’evento.
Quando Utilizzare il Contratto per una Location per Eventi
Nel linguaggio comune si parla normalmente di “affitto della location”. Quando l’accordo ha per oggetto principalmente il godimento temporaneo di un immobile dietro pagamento di un corrispettivo, il rapporto presenta però le caratteristiche tipiche della locazione. La qualificazione effettiva dipende dal contenuto dell’accordo e dalle prestazioni assunte dalle parti.
Il fac simile è quindi particolarmente adatto quando il proprietario mette a disposizione una villa, una sala, un giardino o altro spazio per un periodo determinato e l’utilizzatore organizza autonomamente l’evento, scegliendo e incaricando direttamente eventuali catering, musicisti, tecnici e altri fornitori.
Se il gestore della location vende invece un pacchetto che comprende, oltre agli spazi, servizi rilevanti come organizzazione dell’evento, ristorazione, personale, allestimenti o intrattenimento, è opportuno disciplinare espressamente queste prestazioni. In questi casi il semplice modello di locazione può non rappresentare adeguatamente il rapporto.
Autorizzazioni per l’Evento e Utilizzo della Location
La concessione temporanea dello spazio non sostituisce le autorizzazioni eventualmente necessarie per le attività che vi si svolgono. Il tipo di adempimenti dipende dalla natura dell’evento, dal luogo, dal numero di partecipanti, dalla presenza di pubblico, dalle strutture utilizzate e dalle attività previste.
Un evento privato riservato a invitati non deve essere automaticamente equiparato a un pubblico spettacolo. Quando invece l’iniziativa assume carattere pubblico o aperto al pubblico e comprende spettacoli, trattenimenti, ballo o altre attività soggette alla normativa di pubblica sicurezza, possono essere necessari adempimenti presso il SUAP e verifiche ai sensi del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza. Devono inoltre essere rispettate le disposizioni applicabili in materia di sicurezza, capienza dei locali, prevenzione incendi, impatto acustico e regolamenti comunali.
Nel contratto è quindi opportuno indicare chiaramente quale parte deve verificare e ottenere eventuali autorizzazioni, SCIA, deroghe acustiche, permessi o altri titoli necessari. Il proprietario non dovrebbe dichiarare genericamente che la location è idonea a qualsiasi evento se tale circostanza non è effettivamente documentata.
Catering e Somministrazione di Alimenti e Bevande
La normativa sulla somministrazione di alimenti e bevande non costituisce la disciplina generale del contratto di affitto della location. Se il proprietario si limita a concedere gli spazi e il catering viene affidato autonomamente a un’impresa terza, l’attività di somministrazione non è per questo imputabile automaticamente al proprietario dell’immobile.
L’impresa che prepara o somministra alimenti deve invece essere abilitata a svolgere l’attività secondo la normativa nazionale e regionale applicabile. Per gli operatori del settore alimentare trovano inoltre applicazione gli obblighi igienico-sanitari previsti dal Regolamento (CE) n. 852/2004, compresa la registrazione degli stabilimenti prevista dall’articolo 6 del Regolamento (CE) n. 852/2004.
Se durante l’evento devono essere utilizzate cucine, laboratori o locali della location per preparare, conservare o manipolare alimenti, prima di prevederne l’utilizzo nel contratto è necessario verificare che gli spazi siano effettivamente utilizzabili per l’attività alimentare prevista. Non esiste invece un generico “nulla osta sanitario” che debba essere richiesto dal proprietario in ogni caso di affitto della location.
Come Compilare il Contratto
Per ridurre il rischio di contestazioni è importante descrivere con precisione sia gli spazi concessi sia l’utilizzo autorizzato. Nel contratto è opportuno indicare:
- nome, cognome o denominazione, codice fiscale o partita IVA e recapiti delle parti;
- indirizzo e descrizione degli ambienti concessi in uso, indicando eventuali zone escluse;
- tipo di evento autorizzato e numero massimo di partecipanti concordato, nel rispetto dei limiti effettivamente applicabili alla struttura;
- data dell’evento e orari di accesso, allestimento, svolgimento, disallestimento e riconsegna;
- corrispettivo, scadenze e modalità di pagamento;
- eventuale deposito cauzionale e condizioni per la sua restituzione;
- servizi e dotazioni compresi nel prezzo, come arredi, parcheggio, utenze, pulizie o attrezzature;
- servizi che restano invece a carico dell’organizzatore;
- regole per musica, rumore, allestimenti, decorazioni, accesso dei fornitori e utilizzo delle attrezzature;
- obbligo di riconsegnare gli spazi nelle condizioni concordate e disciplina degli eventuali danni;
- ripartizione degli obblighi relativi ad autorizzazioni, sicurezza e assicurazione;
- condizioni di annullamento, recesso e restituzione delle somme già versate;
- data e firma delle parti.
Se nella location sono presenti arredi, attrezzature o beni di particolare valore, può essere utile predisporre un inventario allegato e documentarne lo stato mediante fotografie al momento della consegna e della riconsegna.
Responsabilità per i Danni
Il contratto può stabilire che l’utilizzatore risponda dei danni causati da sé, dai propri incaricati o dagli invitati, nei limiti consentiti dalla legge. Può inoltre prevedere l’obbligo di disporre di una copertura assicurativa adeguata quando ciò sia giustificato dalle caratteristiche dell’evento.
Non è però corretto presumere che una clausola con cui il conduttore “esonera il proprietario da ogni responsabilità” elimini qualsiasi possibile responsabilità del locatore. L’articolo 1229 del Codice civile vieta, tra l’altro, l’esclusione preventiva della responsabilità per dolo o colpa grave. Gli eventuali obblighi di sicurezza, manutenzione e custodia che restano a carico del proprietario non possono essere neutralizzati semplicemente inserendo una formula generica nel contratto. Per approfondire questi limiti è disponibile il fac simile di dichiarazione di esonero di responsabilità.
Registrazione Contratto
Per le locazioni di immobili la registrazione non è sempre necessaria quando l’utilizzo è limitato a una singola giornata. L’Agenzia delle Entrate precisa che non sussiste l’obbligo di registrazione quando i contratti non superano complessivamente trenta giorni nell’anno con lo stesso conduttore. Se il limite viene superato, anche attraverso più contratti stipulati durante l’anno tra le stesse parti per il medesimo immobile, il contratto deve essere registrato.
Quando la registrazione è obbligatoria, deve essere effettuata entro trenta giorni dalla stipula o dalla decorrenza, se anteriore. Le informazioni e il servizio per la registrazione sono disponibili tramite RLI Web dell’Agenzia delle Entrate.
Il trattamento fiscale del corrispettivo e il documento da rilasciare per il pagamento dipendono invece dalla natura delle parti, dal tipo di rapporto e dall’eventuale esercizio di un’attività imprenditoriale. Non è quindi possibile stabilire in modo generale che per ogni affitto di una location sia sufficiente una ricevuta oppure sia sempre necessaria una fattura.
Consegna e Riconsegna della Location
Per eventi di breve durata è utile documentare in modo semplice la consegna e la riconsegna degli spazi. Le parti possono indicare nel contratto l’orario di consegna delle chiavi, lo stato iniziale della location, le attrezzature messe a disposizione e il termine entro il quale devono essere rimossi allestimenti, materiali e rifiuti.
Al termine dell’evento è opportuno verificare insieme lo stato dei locali e annotare eventuali danni prima della restituzione della cauzione. Se il deposito viene trattenuto in tutto o in parte, il contratto dovrebbe permettere di individuare con chiarezza le condizioni che giustificano la trattenuta e le modalità con cui vengono quantificati eventuali danni o costi aggiuntivi.