In questa pagina mettiamo a disposizione un modello di lettera di scuse a cliente insoddisfatto Word e PDF editabile da compilare e stampare.
Si tratta di un fac simile che può essere utilizzato come esempio per scrivere una lettera di scuse a cliente insoddisfatto.
Lettera di Scuse Formali a Cliente Insoddisfatto
Quando si lavora con il pubblico, la gestione dei clienti è un aspetto fondamentale che a volte può dare qualche problema, tra errori ed incomprensioni il rischio di non comprendersi è sempre in agguato.
Risulta essere però molto importante sapere gestire al meglio i rapporti con i clienti, soprattutto con quelli insoddisfatti perché potrebbero non sceglierti più come fornitore di merce o servizi e potrebbero farti una cattiva pubblicità, mettendoti in cattiva luce sul mercato.
A maggiore ragione se l’insoddisfazione deriva da un tuo errore o di un tuo collaboratore.
In questi casi è doveroso scusarsi con il cliente insoddisfatto nel migliore dei modi ed al più presto, se vuoi sapere come impostare correttamente una lettera di scuse, continua a leggere la nostra guida.
La regola generale è che il cliente ha sempre ragione, ovviamente sempre che il malcontento venga espresso con garbo ed educazione.
Quando il cliente ti mostra l’errore, che può riguardare tantissime questioni, non puoi fare altro che, come prima cosa, preparare un testo di scuse.
Questo sia se l’errore dipende direttamente da te e sia se dipende da un altro soggetto che però ha operato sotto la tua responsabilità.
Inoltre, se hai notato l’errore prima del cliente, il nostro consiglio è quello di agire preventivamente mostrandoti dispiaciuto per l’accaduto e porgendo le tue scuse.
Prima o poi questo verrà a galla e giocare d’anticipo può essere un’ottima mossa per farsi apprezzare ed avrai più tempo per pensare ad una soluzione efficace per risolvere l’errore commesso.
Adesso che hai compreso quando e perché chiedere scusa, non resta che occuparci del contenuto del testo vero e proprio.
Quello che conta è essere concilianti, aperti al dialogo e pronti ad assumersi le proprie colpe, senza pretendere di avere ragione se non la si ha.
Se per alcuni può risultare naturale comunicare al meglio le proprie intenzione e dunque porgere le scuse, per altri può essere meno intuitivo.
Ecco perché abbiamo deciso di mostrarti tutti i punti fondamentali che una lettera di scuse ad un cliente insoddisfatto dovrebbe tassativamente contenere.
Prima però di rispondere, prenditi del tempo per leggere bene quanto esposto dal cliente, per comprendere le sue ragioni e per capire dov’è l’errore e come sia potuto accadere.
Solo così sarà possibile fornire una risposta davvero utile, del resto è importante fare capire all’altra parte che sei davvero dispiaciuto e che non si tratta di una lettera standard inviata a tutti senza dare troppo peso alla questione.
Spiega, chiaramente nei limiti del possibile, quanto accaduto e cerca di fare capire al cliente che si è trattato di un errore del tutto involontario.
Per esempio, la merce che hai venduto è arrivata in ritardo o era danneggiata? Un tuo collaboratore ha tenuto un comportamento poco educato? Insomma, a seconda dell’attività svolta e dei servizi offerti, possono sorgere numerosi inconvenienti. L’importante è esporre i fatti senza nascondere le proprie colpe, a maggior ragione se si tratta di un errore palese.
Negare l’evidenza è controproducente perché ti renderebbe completamente inaffidabile e poco sincero agli occhi del cliente e potresti perderlo. Piuttosto, sii sincero , spontaneo e personale. Lascia stare le scuse preconfezionate valide un po’ per tutto.
Il tuo obiettivo deve essere proprio quello di ottenere nuovamente la sua fiducia affinché possa ancora sceglierti in futuro.
Per fare in modo che il cliente creda alla tua buona fede e all’assoluta casualità dell’errore, puoi proporre di rimediare.
Ovviamente la modalità in senso stresso dipende dalla tipologia di attività.
Se per esempio hai inviato un prodotto danneggiato o non conforme alla descrizione, puoi provvedere ad inviarne un altro.
Se c’è stato un errore di contabilità puoi allegare alla mail di scuse un file con la contabilità corretta. O ancora, se prevedi un forte ritardo sulla consegna della merce agisci in anticipo se possibile.
Non attendere che il pacco arrivi a destinazione in ritardo, contatta il cliente e spiega la situazione, in questo modo egli saprà del ritardo e non attenderà invano per giorni, per poi giustamente esprimere la sua insoddisfazione.
Al termine del messaggio rinnova le tue scuse, mostra la tua disponibilità a trovare un rimedio oppure chiedi al cliente cosa potresti fare per rimediare all’errore commesso.
Assicurati che il messaggio sia chiaro e fai in modo che il cliente ti risponda, magari ponendo delle domande.
In questo modo lui si sentirà davvero considerato e tu avrai un riscontro, potendo così capire se le scuse siano state accettate o meno.
Modello Lettera di Scuse a Cliente Insoddisfatto Word
Il fac simile lettera di scuse a cliente insoddisfatto Word presente in questa pagina può essere scaricato e utilizzato come esempio per scrivere la comunicazione.
Fac Simile Lettera di Scuse a Cliente Insoddisfatto PDF Editabile
In questa sezione mettiamo a disposizione un fac simile lettera di scuse a cliente insoddisfatto PDF editabile.
