In questa pagina sono disponibili un fac simile Word e un modello PDF editabile per documentare la consegna o la restituzione di documenti contabili e fiscali tra commercialista e cliente. Il verbale consente di identificare chi consegna e chi riceve, elencare con precisione la documentazione trasferita e attestare la data della consegna.
Il fac simile è particolarmente utile quando il commercialista restituisce documenti al cliente, anche alla cessazione dell’incarico, oppure quando il cliente affida allo studio originali o altri documenti dei quali è opportuno lasciare una ricevuta.
Fac Simile Verbale Consegna Documenti Contabili Commercialista Word
La versione Word è indicata quando occorre modificare l’elenco dei documenti, precisare annualità e formati, aggiungere allegati o adattare il verbale alla consegna tra cliente, professionista uscente e nuovo commercialista.
Modello Verbale Consegna Documenti Contabili Commercialista PDF Editabile
Il PDF editabile può essere utilizzato quando la struttura predisposta è già adatta alla consegna e occorre principalmente completare i dati delle parti e l’elenco della documentazione trasferita.
A cosa serve il verbale di consegna
Il verbale ha soprattutto una funzione probatoria e organizzativa. Permette di dimostrare che determinati documenti sono stati consegnati o restituiti in una certa data e consente di ricostruire con precisione quali originali, copie, registri o file siano passati da un soggetto all’altro.
Non esiste una regola generale che imponga di utilizzare proprio questo modello. Nel rapporto tra commercialista e cliente assume però particolare rilievo la ricevuta prevista dal Codice deontologico della professione. L’articolo 22, comma 5, del Codice deontologico vigente stabilisce che, quando il cliente richiede la documentazione ricevuta dal professionista per l’espletamento dell’incarico, il commercialista deve restituirla senza ritardo, previo rilascio di ricevuta. Un verbale firmato dal ricevente può quindi essere utilizzato per documentare questa fase.
Anche l’articolo 2235 del Codice civile pone un limite alla ritenzione delle cose e dei documenti ricevuti dal professionista. Inoltre, il Codice deontologico vieta di trattenere documenti e atti ricevuti dal cliente per il solo mancato pagamento degli onorari o delle spese anticipate, ferme le possibilità di conservare copie nei limiti previsti dalle regole professionali.
Quali documenti indicare
L’elenco costituisce la parte più importante del verbale. Formule generiche come “documentazione contabile” o “documenti fiscali vari” rendono molto più difficile stabilire in seguito che cosa sia stato effettivamente consegnato.
È preferibile identificare ogni gruppo di documenti specificando, quando pertinente:
- tipo di documento, come fatture, registri IVA, libro giornale, dichiarazioni fiscali, modelli F24, bilanci o verbali societari;
- anno o periodo di riferimento;
- se si tratta di originale, copia o documento informatico;
- numero di fascicoli, registri, buste o altri supporti consegnati;
- nome dei file o delle cartelle, quando la consegna avviene in formato digitale;
- eventuali documenti mancanti, consegnati solo parzialmente o destinati a essere trasmessi successivamente.
Quando l’elenco è molto lungo può essere predisposto un allegato numerato, richiamato espressamente nel verbale e conservato insieme alla ricevuta.
Documenti del cliente e carte interne dello studio
Nel passaggio di consegne è importante distinguere la documentazione riferibile al cliente dalle carte di lavoro interne del professionista. Rientrano normalmente nel primo gruppo i documenti originariamente consegnati dal cliente, quelli ricevuti da terzi per suo conto e gli atti predisposti in suo nome nell’esecuzione dell’incarico, come dichiarazioni e registri che devono essergli resi disponibili.
Non è invece corretto presumere che il cliente abbia diritto, in ogni caso e senza distinzioni, a qualsiasi file presente nei sistemi dello studio. Appunti, bozze, elaborazioni intermedie e carte interne di lavoro possono avere una natura diversa. Il verbale deve quindi descrivere ciò che viene effettivamente trasferito, senza utilizzare dichiarazioni eccessivamente ampie.
Il verbale libera il commercialista da ogni responsabilità?
No. La ricevuta dimostra principalmente l’avvenuta consegna dei documenti indicati. Non è corretto inserire o interpretare una generica clausola di esonero come se cancellasse automaticamente ogni responsabilità del professionista.
La restituzione può far cessare la custodia materiale degli originali effettivamente consegnati, ma non elimina eventuali responsabilità riferite ad attività professionali già svolte, errori, omissioni o adempimenti ancora dovuti. Allo stesso modo, la firma del verbale non trasferisce automaticamente al cliente ogni obbligo di conservazione previsto dalla normativa: occorre verificare chi sia tenuto alla conservazione di ciascun documento e per quale periodo.
Per questo motivo il verbale dovrebbe limitarsi a registrare fatti verificabili, come documenti consegnati, data, modalità di trasferimento ed eventuali riserve, evitando formule di manleva assolute non necessarie alla funzione della ricevuta.
Come compilare e firmare il verbale
È opportuno indicare i dati dello studio e del cliente, il soggetto che materialmente effettua la consegna, il soggetto che riceve, il luogo e la data, la modalità utilizzata e l’elenco analitico della documentazione. Se il ricevente agisce per conto di una società o di un altro soggetto, è utile specificarne la qualifica.
Nella consegna a mano il destinatario può firmare direttamente il verbale per ricevuta. È prudente predisporre una copia per ciascuna parte oppure consegnare al ricevente copia del documento sottoscritto. Per una ricevuta ordinaria non sono automaticamente necessarie firma digitale qualificata o marcatura temporale.
Se occorre soltanto una ricevuta generica per documenti consegnati personalmente, senza le particolarità del rapporto con il commercialista, può essere utilizzato il fac simile di verbale di consegna documenti a mano.
Consegna tramite PEC o in formato digitale
Quando i documenti vengono trasmessi digitalmente, il verbale può indicare i file o gli archivi consegnati e la modalità utilizzata. Se la trasmissione avviene tramite PEC, le ricevute del sistema possono documentare invio e consegna del messaggio e dei relativi allegati.
Per grandi quantità di file è utile allegare un elenco che consenta di individuare il contenuto della consegna. L’indicazione di impronte informatiche o altri identificativi tecnici può essere utile in contesti particolari, ma non costituisce un elemento necessario per ogni normale passaggio di documenti tra commercialista e cliente.
Passaggio a un nuovo commercialista
Il verbale è particolarmente utile quando termina un incarico e la documentazione deve essere trasferita al cliente o al professionista subentrante. Il Codice deontologico vigente prevede che il professionista sostituito presti piena collaborazione al collega subentrante e, previo consenso del cliente, gli trasmetta senza indugio la documentazione in suo possesso necessaria al passaggio dell’incarico.
In questa situazione il verbale dovrebbe indicare chiaramente se i documenti vengono consegnati direttamente al cliente oppure al nuovo professionista autorizzato, evitando di dare per ricevuto materiale che deve ancora essere trasmesso. Se una parte della documentazione rimane temporaneamente presso lo studio uscente, è opportuno specificare quali documenti non sono compresi nella consegna e per quale motivo. Il verbale documenta l’avvenuta consegna. Se invece il cliente deve ancora chiedere al professionista di restituire i documenti, occorre formulare una richiesta separata e successivamente utilizzare il verbale o un’altra ricevuta per attestare ciò che è stato effettivamente riconsegnato.