In questa pagina sono disponibili un fac simile Word e un modello PDF editabile di verbale di riconsegna di un immobile commerciale. Il documento serve a formalizzare la restituzione di negozi, uffici, laboratori, magazzini e altri locali concessi in locazione, indicando la consegna delle chiavi, lo stato dell’immobile, le letture dei contatori e l’eventuale situazione del deposito cauzionale.
Il verbale deve riportare soltanto circostanze effettivamente verificate e condivise. In particolare, eventuali formule di “nulla a pretendere” non devono essere sottoscritte se restano da definire danni, canoni, spese, cauzione, conguagli o altri diritti derivanti dalla locazione.
Fac Simile Verbale Riconsegna Immobile Commerciale Word
La versione Word è preferibile quando occorre modificare le dichiarazioni, descrivere dettagliatamente eventuali danni, inserire riserve oppure adattare la disciplina della cauzione e degli allestimenti alla situazione concreta.
Verbale Riconsegna Immobile Commerciale PDF Editabile
Il PDF può essere utilizzato quando le voci predisposte corrispondono alla situazione riscontrata durante il sopralluogo. Il modello contiene anche una dichiarazione reciproca di nulla a pretendere, prima di firmarla è necessario verificare che non esistano questioni ancora aperte. Se devono essere formulate riserve o modificate le clausole, è preferibile utilizzare la versione Word.
A cosa serve il verbale di riconsegna
Il verbale documenta ciò che avviene quando il conduttore restituisce l’immobile al locatore. È particolarmente utile per provare la consegna delle chiavi e per fissare le condizioni dei locali nel momento in cui termina la disponibilità materiale del bene da parte del conduttore.
L’articolo 1590 del Codice civile stabilisce che il conduttore deve restituire la cosa nello stato in cui l’ha ricevuta secondo la descrizione effettuata dalle parti, salvo il deterioramento o il consumo derivante dall’uso conforme al contratto. Lo stesso articolo precisa che il conduttore non risponde del deterioramento dovuto a vetustà. Per questo il verbale finale dovrebbe essere confrontato, quando disponibile, con il documento predisposto all’inizio della locazione. Per situazioni non specificamente commerciali è disponibile anche il fac simile di verbale di riconsegna immobile.
Il verbale non determina da solo la cessazione giuridica della locazione e non sostituisce disdetta, recesso, accordo di risoluzione o altri atti eventualmente necessari. Serve soprattutto a documentare la restituzione materiale dell’immobile e gli accordi raggiunti in quella sede.
Come compilare il verbale
La compilazione dovrebbe avvenire durante un sopralluogo congiunto. Le indicazioni generiche come “locale in buono stato” sono meno utili di una descrizione concreta delle condizioni effettivamente riscontrate.
- Parti: indicare nome o denominazione, codice fiscale o partita IVA e, per società o enti, il soggetto che interviene in rappresentanza della parte.
- Contratto: riportare data della locazione e, se disponibili, estremi di registrazione.
- Immobile: precisare indirizzo, destinazione, pertinenze ed eventuali dati catastali.
- Riconsegna: indicare giorno e ora del sopralluogo e le persone presenti.
- Chiavi: specificare quantità e tipo di chiavi, telecomandi, badge, codici e altri dispositivi restituiti.
- Stato dei locali: descrivere pareti, pavimenti, infissi, serrande, servizi, vetrine e altri elementi significativi.
- Impianti: riportare le condizioni effettivamente constatate, evitando di dichiarare il corretto funzionamento di apparecchiature che non sono state verificate.
- Contatori: annotare letture e identificativi disponibili per energia elettrica, gas, acqua e altre utenze.
- Danni e riserve: descrivere con precisione le anomalie senza attribuire automaticamente la responsabilità a una parte quando la questione è contestata.
- Allegati: richiamare fotografie, inventari, preventivi o altri documenti che vengono effettivamente uniti al verbale.
Non è normalmente necessaria l’autenticazione delle firme e non occorre predisporre copie conformi. È invece utile che locatore e conduttore sottoscrivano copie identiche del documento e ne conservino ciascuno una completa degli allegati.
Consegna delle chiavi e ritardo nella restituzione
La consegna delle chiavi è uno degli elementi più importanti da documentare perché dimostra, insieme alle altre circostanze, che il locatore è stato rimesso nella disponibilità dell’immobile. Il semplice decorso della data di scadenza contrattuale non equivale sempre alla restituzione materiale del locale.
L’articolo 1591 del Codice civile prevede che il conduttore in mora nella restituzione sia tenuto a corrispondere il corrispettivo convenuto fino alla riconsegna, salvo l’eventuale maggior danno provato dal locatore. Per questo è opportuno indicare con precisione data, numero delle chiavi restituite ed eventuali chiavi mancanti.
Se la controversia riguarda specificamente la restituzione delle chiavi, il verbale deve comunque essere distinto dalla documentazione utilizzata per la loro consegna iniziale nell’ambito del contratto di locazione.
Come gestire il deposito cauzionale
Nel verbale è possibile indicare l’importo del deposito cauzionale e specificare se viene restituito integralmente oppure se esistono somme o contestazioni ancora da definire. La cauzione non deve però essere trattata automaticamente come una penale per qualunque difetto riscontrato nell’immobile.
Se le parti concordano sull’esistenza e sull’importo di determinati danni o spese, possono documentare l’accordo in modo preciso. Se invece il conduttore contesta il danno, la responsabilità o la quantificazione, è preferibile riportare entrambe le posizioni e indicare espressamente che la questione rimane da definire.
Particolare attenzione richiede la combinazione tra una trattenuta della cauzione e una clausola di “nulla a pretendere”. Se esistono ancora conguagli, danni da quantificare o somme contestate, una dichiarazione generale con cui entrambe le parti affermano di non avere ulteriori pretese può risultare incompatibile con le riserve che si vogliono conservare. Le eccezioni devono essere indicate chiaramente nel documento.
Per documentare separatamente la costituzione della garanzia è disponibile anche il fac simile di ricevuta del deposito cauzionale.
Allestimenti, migliorie e addizioni
Nelle locazioni commerciali è frequente che il conduttore abbia installato pareti, impianti, insegne, arredi fissi, sistemi di climatizzazione o altre dotazioni. Al momento della riconsegna occorre innanzitutto controllare cosa prevede il contratto sulla rimozione e sulla rimessa in pristino.
Gli articoli 1592 e 1593 del Codice civile disciplinano situazioni differenti. L’articolo 1592 riguarda i miglioramenti e, in via generale, esclude il diritto del conduttore a un’indennità in assenza del consenso del locatore, salvo quanto previsto dalla norma. L’articolo 1593 riguarda invece le addizioni: quelle separabili senza danno possono in linea generale essere rimosse dal conduttore, salvo che il proprietario preferisca trattenerle alle condizioni previste dalla legge.
Non è quindi corretto stabilire nel verbale, senza verificare contratto e caratteristiche dell’opera, che qualsiasi impianto o allestimento diventi gratuitamente proprietà del locatore. Quando la questione è già regolata dal contratto, è opportuno richiamarne la clausola; in caso contrario devono essere riportati con precisione gli accordi raggiunti al momento della restituzione.
Attenzione alla dichiarazione di nulla a pretendere
Una dichiarazione con cui locatore e conduttore affermano di non avere più nulla a pretendere può avere conseguenze molto più ampie della semplice attestazione della consegna delle chiavi. Deve quindi essere utilizzata soltanto quando le parti intendono effettivamente definire tutte le rispettive pendenze.
Nelle locazioni ad uso diverso dall’abitazione possono inoltre esistere, quando ricorrono i relativi presupposti, diritti del conduttore collegati all’indennità per perdita dell’avviamento commerciale. La spettanza dipende dal tipo di attività e dalla causa di cessazione del rapporto. Prima di sottoscrivere una rinuncia generale è quindi necessario verificare se esistano diritti di questo tipo, oltre a eventuali pretese relative alla cauzione, alle spese o a lavori eseguiti nei locali.
Fotografie e contestazioni sullo stato del locale
Le fotografie possono essere allegate al verbale per documentare pareti, pavimenti, impianti, serrande, vetrine, letture dei contatori e danni specifici. Non è necessario che le fotografie siano firmate digitalmente per poter essere utilizzate come documentazione: è più importante che siano chiaramente riconducibili al sopralluogo, numerate e richiamate nel verbale.
Se le parti non concordano sullo stato dell’immobile, non è necessario rinunciare alla riconsegna. Il verbale può riportare le rispettive osservazioni e precisare quali questioni restano controverse. Quando la quantificazione dei danni richiede competenze tecniche, può essere predisposta successivamente una relazione o una stima senza dichiarare nel verbale un importo non ancora accertato.
Riconsegna e risoluzione anticipata della locazione
La riconsegna materiale dell’immobile e gli adempimenti fiscali relativi al contratto sono distinti. Se una locazione registrata viene risolta prima della scadenza prevista, il verbale non sostituisce la comunicazione della risoluzione all’Agenzia delle Entrate. L’adempimento deve essere effettuato entro il termine previsto, normalmente 30 giorni dall’evento, secondo le modalità applicabili al contratto.
Risulta essere quindi opportuno conservare separatamente il verbale di riconsegna, la documentazione relativa alla cessazione del contratto, le ricevute degli eventuali adempimenti fiscali e le prove della chiusura o voltura delle utenze. La restituzione dell’immobile non comporta invece automaticamente la cessazione di autorizzazioni, SCIA o altri titoli collegati all’attività esercitata nei locali: gli eventuali adempimenti dipendono dal tipo di attività e dall’autorità competente.