Fac Simile Verbale di Assemblea

In questa pagina mettiamo a disposizione un fac simile di verbale di assemblea da scaricare e compilare.

Scrivere il verbale di una riunione è un’operazione che può rivelarsi estremamente utile se si fa parte del consiglio di amministrazione di una società o di un’associazione. Insomma, presto potresti ritrovarti a dovere scrivere il verbale di una riunione riportando fedelmente quanto discusso e le decisioni prese.

Il verbale, infatti, è uno strumento che permette a te e ai tuoi soci, collaboratori e a chiunque lo consulti, di avere un quadro completo relativamente alla riunione svolta. Su di esso sono riportate le considerazioni di tutti, le decisioni prese e i compiti attribuiti. Il ritardo è niente ritardi, incomprensioni e mancato rispetto delle scadenze. Ecco dunque spiegata l’importanza di questo documento, che ricopre un ruolo strategico fondamentale.

Assodata la sua importanza, è ora di imparare a scrivere un verbale di assemblea. Vediamo quali sono le regole principali.

Poche parole ma buone
Quando scrivi un verbale devi ricordarti di essere sintetico, ma al tempo stesso esaustivo e non dimenticarti mai di parlare al presente.

Obiettività
Le decisioni prese e le osservazioni fatte dovranno essere riportate in modo oggettivo, evita le interpretazioni personali ambigue, distanti da quanto è effettivamente avvenuto nel corso dell’assemblea.

Contenuti
Prepara una scaletta ordinata in modo che tutto sia chiaro. Nel redigere un verbale non devi assolutamente dimenticare di riportare i seguenti elementi.

Dove si è svolta la riunione, i nomi dei partecipanti e degli assenti, il nome di chi presiede e del segretario verbalizzante.
Problemi e questioni non ancora risolte.
Gli argomenti all’ordine del giorno.
Gli interventi più importanti, riportandoli in ordine temporale.
Consigli, proposte, conclusioni e decisioni prese nel corso dell’assemblea o della riunione.
I compiti attribuiti a ciascuno e le relative scadenze nell’esecuzione.
Gli argomenti da discutere nella prossima assemblea.

Nel caso in cui il verbale venga inviato via mail ai partecipanti all’assemblea o alla riunione, ai fini dell’approvazione della stessa potresti aggiungere una frase tipo, Il verbale si ritiene convalidato dai destinatari della presente mail nel caso non avvenga una comunicazione contraria precisa entro i prossimi dieci giorni.

Proponiamo ora alcuni consigli utili su come affrontare la riunione.
Porta con te un’agenda, un taccuino o un portatile, in modo da avere tutto ordinato. Nel caso tu abbia preso appunti in una recente assemblea o riunione, portali con te in modo da prendere spunto per trattare temi non ancora discussi.

Nel corso dell’assemblea o della riunione distribuisci un foglio presenze, assicurandoti che ogni partecipante abbia lo spazio necessario per scrivere il proprio nome e le informazioni di contatto.

Riporta sul Pc il verbale non appena l’assemblea o la riunione si è conclusa, in modo da avere un ricordo maggiormente nitido degli avvenimenti.

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